Unternehmensverfassung

Wir haben es uns zum Ziel gesetzt, die Gesundheit unserer Mitarbeiter und die unserer Kunden bestmöglich zu schützen. Jeder einzelne Mitarbeiter ist für die strikte Einhaltung von Sicherheitsvorschriften zum Schutz von Mensch und Umwelt sowie die Anwendung größter Sorgfalt mitverantwortlich. Voraussetzung sind die hohe Kompetenz jedes einzelnen Mitarbeiters, technisch einwandfreie Arbeitsmittel sowie ein sicheres Arbeitsumfeld.
Zur Gewährleistung der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes werden unsere Mitarbeiter eingewiesen, geschult, beaufsichtigt und in ihrer Verantwortung unterstützt. Jeder einzelne Mitarbeiter ist aufgrund eines gesunden Gefahrenbewusstseins angehalten, Sicherheitsrisiken in seinem eigenen Bereich und sonstige Risiken unverzüglich dem Vorgesetzten zu melden. Um Sicherheitsrisiken zu minimieren, arbeitet die PANDOMUS GmbH kontinuierlich an der Optimierung der Sicherheitsstandards.  
Dezidierte Regelungen finden sich in den internen Leitlinien für Sicherheit und Gesundheit, in den internen Handlungsanweisungen sowie den innerbetrieblichen Arbeitsschutzbestimmungen. Die PANDOMUS GmbH hat einen Beauftragten für Brandschutz und Arbeitssicherheit bestellt, der die entsprechenden Einweisungen zum Brandschutz und zur Arbeitssicherheit durchführt.
Im Zweifel gilt: Bestehen im Einzelfall sicherheits- oder gesundheitsrechtliche Bedenken, ist unverzüglich eine Entscheidung des Beauftragten für Arbeitssicherheit und Brandschutz einzuholen.

Der Schutz der Umwelt und die Schonung der natürlichen Ressourcen ist ein wesentlicher Bestandteil der unternehmerischen Verantwortung der PANDOMUS GmbH. Zu unserer Selbstverpflichtung, alle umweltrechtlichen Anforderungen einzuhalten, gehört die kontinuierliche Überwachung und Optimierung der einschlägigen Prozesse. Zu diesem Zweck haben wir freiwillig ein anerkanntes und gemäß ISO 14001:2004 zertifiziertes Umweltmanagementsystem errichtet.

Die PANDOMUS GmbH bekennt sich zu einem fairen Wettbewerb. Das Gebot der Integrität gilt nicht nur im Wettbewerb, sondern auch im Rahmen der Vertragsgestaltung mit unseren Kunden und Geschäftspartnern.
Mitarbeiter der PANDOMUS GmbH beteiligen sich nicht an Vereinbarungen oder Abmachungen mit Lieferanten, Verkäufern oder Konkurrenten mit dem Ziel oder Zweck, Preise oder andere Verkaufsbedingungen abzusprechen oder zu beeinflussen, Kunden oder Verkaufsgebiete aufzuteilen oder etwa bestimmte Lieferanten oder Kunden zu boykottieren.
Bereits ein abgestimmtes Verhalten, informelle Gespräche oder formlose Übereinkommen mit dem Ziel einer Wettbewerbsbeeinträchtigung sind gesetzlich verboten und daher zu unterlassen. Jeder Anschein der Beteiligung an derartigen unrechtmäßigen bzw. konzertierten Aktionen ist zu vermeiden.
Grundsätzlich gilt: Bestehen im Einzelfall Zweifel an der Zulässigkeit eines wettbewerbsrechtlichen Verhaltens, so ist vorab eine Entscheidung des Vorgesetzten oder des Compliance-Beauftragten einzuholen.

Die PANDOMUS GmbH ist an einer dauerhaften geschäftlichen Zusammenarbeit mit ihren Geschäftspartnern interessiert, die allein auf der Qualität der erbrachten Leistungen basiert. Die PANDOMUS GmbH bekennt sich zur Bekämpfung der Korruption. Korruption ist nicht nur strafbar, sondern untergräbt das Vertrauen in das Handeln der PANDOMUS GmbH und ihrer Mitarbeiter.

Alle Preise, Leistungen, Konditionen sowie Vereinbarungen müssen einer objektiven und transparenten Beurteilung standhalten. Lieferanten werden ausschließlich aufgrund ihrer Preisgestaltung, Leistung bzw. der Qualität und Eignung des Produktes ausgewählt.

Unsere Mitarbeiter haben bereits jeden Anschein zu vermeiden, dass eine geschäftliche  Entscheidung aufgrund sachfremder Erwägungen, persönlicher Interessen oder Beziehungen getroffen worden sein könnte.

Ein persönliches Interesse, das im Rahmen einer geschäftlichen Beziehung bestehen könnte, ist dem Vorgesetzten anzuzeigen.

9.1 Anbieten oder Gewähren von Vorteilen

Mitarbeiter der PANDOMUS GmbH versprechen oder gewähren Mitarbeitern oder Beauftragten des Geschäftspartners (Auftraggeber) oder diesen nahestehenden Dritten keine direkten oder indirekten persönlichen Vorteile (Rückvergütungen, kickbacks o.ä.) als „Gegenleistung“ für eine Auftragserteilung. Geschäftspartnern oder sonstigen Dritten (z.B. Beratern) dürfen im Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit auch keine persönlichen Vorteile angeboten oder gewährt werden, sei es als finanzielle Zuwendung oder in Form anderer Leistungen, die geeignet sind, auch nur den Eindruck einer unlauteren Beeinflussung hervorzurufen.
Sonstige persönliche Vorteile, z.B. Geschenke oder Einladungen, dürfen Mitarbeitern oder Beauftragten anderer Unternehmen nur angeboten, versprochen oder gewährt werden, wenn diese als sozialadäquat angesehen werden können und wenn nach den konkreten Umständen nicht der Eindruck entstehen kann, von dem Empfänger werde eine Gegenleistung erwartet.
Höflichkeits- oder Werbegeschenke an Dritte dürfen nur im Rahmen der Angemessenheit getätigt werden und müssen insbesondere jeden Anschein von Unredlichkeit vermeiden.
Diese Regeln gelten auch für den Fall, dass eine geschäftliche Entscheidung auch ohne Gewährung von Vorteilen so getroffen worden wäre.
Beamten oder anderen Amtsträgern werden grundsätzlich keine Geschenke gemacht oder anderweitige Vorteile (Vergünstigungen etc.) angeboten, versprochen oder zugewendet. Einladungen (Bewirtungen, Veranstaltungen o.ä.) gegenüber Amtsträgern dürfen nur ausgesprochen werden, wenn sie ihren Grund in den Regeln des Verkehrs oder der Höflichkeit haben, ein dienstlicher Anlass besteht und der Wert den Rahmen der Sozialüblichkeit nicht übersteigt.

9.2 Fordern oder Annehmen von Vorteilen

Mitarbeiter der PANDOMUS GmbH treffen ihre Entscheidungen ausschließlich anhand sachgerechter und transparenter Kriterien. Aus diesem Grunde darf kein Mitarbeiter seine dienstliche Stellung dazu ausnutzen, ihm nicht zustehende Vorteile zu fordern, sich versprechen zu lassen oder anzunehmen.
Wird einem Mitarbeiter von einem Dritten ein Angebot gemacht, das auch nur den Anschein der Beeinflussung erwecken könnte, so hat er dieses abzulehnen und den Compliance-Beauftragten der PANDOMUS GmbH von dem Angebot in Kenntnis zu setzen.
Die Annahme anderer als der Höflichkeit entsprechender Gelegenheitsgeschenke in geringem Wert ist untersagt.
Die Annahme von Einladungen von Geschäftspartnern ist nur dann zulässig, wenn Anlass und Umfang der Einladung angemessen sind und die Ablehnung dem Gebot der Höflichkeit widersprechen würde. Bei Zweifeln an der Angemessenheit oder im Falle wiederholter Einladungen innerhalb eines Jahres ist die Einladung dem Compliance-Beauftragten anzuzeigen.

Die PANDOMUS GmbH verpflichtet sich, personenbezogene Daten der Mitarbeiter sowie Dritter vertraulich zu behandeln und entsprechend den datenschutzrechtlichen Anforderungen zu schützen.
Jeder Mitarbeiter hat die Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der PANDOMUS GmbH zu achten und zu schützen. Davon umfasst sind beispielsweise Marketing-, Service-, Kosten- und Preisfestsetzungsstrategien, nicht öffentliche Berichte und sonstige vertrauliche Informationen. Darüber hinaus sind sämtliche Informationen, deren Kenntnis vorteilhaft für Wettbewerber sein bzw. deren Veröffentlichung dem Unternehmen Schaden zufügen könnte, vertraulich zu behandeln.
Die PANDOMUS GmbH gewährleistet die vertrauliche Behandlung von Daten oder Informationen Dritter und respektiert fremde Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse.
Als Ansprechpartner für Fragen des Datenschutzes bestellt die PANDOMUS GmbH einen Datenschutzbeauftragten.

Die Mitarbeiter stellen der PANDOMUS GmbH grundsätzlich ihre volle Arbeitskraft und Loyalität zur Verfügung.
Die PANDOMUS GmbH ist bestrebt, jede Art von Interessen- oder Loyalitätskonflikt zwischen ihren Mitarbeitern und den Interessen des Unternehmens im Rahmen ihrer geschäftlichen Tätigkeit zu vermeiden. Mögliche Interessenkonflikte persönlicher, sozialer, finanzieller oder politischer Art sind umgehend offenzulegen. Private Interessen sind von denen der PANDOMUS GmbH zu trennen und Entscheidungen ausschließlich unter sachlichen Erwägungen zu treffen.

Der Vorstand der PANDOMUS GmbH stellt die Bekanntmachung der Unternehmensverfassung sicher und sorgt für eine nachhaltige Implementierung. Jeder Mitarbeiter erhält eine Ausfertigung, der Text wird zudem im Internet zur Verfügung gestellt.
Die Unternehmensverfassung wird durch entsprechende Ausführungsrichtlinien und interne Handlungsanweisungen ausgefüllt.
Die PANDOMUS GmbH benennt einen internen Compliance-Beauftragten. Der Compliance-Beauftragte erstattet dem Vorstand in regelmäßigen Abständen Bericht über bekannt gewordene compliance-relevante Sachverhalte.
Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und der Unternehmensverfassung wird durch die Führungskräfte sowie den Compliance-Beauftragten kontrolliert.
Der Compliance-Beauftragte sorgt in den betroffenen Unternehmensbereichen für die erforderlichen Mitarbeiterschulungen. Die Veranstaltungen dienen dem Ziel der Sensibilisierung der Mitarbeiter für rechtliche Zweifelsfragen, der rechtlichen Schulung über die gesetzlichen Vorgaben sowie die Maßgaben der Unternehmensverfassung und diese ergänzender Richtlinien sowie dem Diskurs über die Beseitigung erkannter Missstände. Die Schulungen sowie die Teilnahme werden dokumentiert.
In allen Fragen, die diese Unternehmensverfassung und ihre Einhaltung betreffen, sollte jeder Mitarbeiter zunächst eine Klärung mit seinem Vorgesetzen suchen. Ist dies nicht möglich oder erscheint dies als der Sache nicht angemessen, kann sich jeder Mitarbeiter an den Compliance-Beauftragten wenden.
Abweichendes Verhalten sowie Zuwiderhandlungen von einzelnen Mitarbeitern sind dem Vorgesetzten oder dem Compliance-Beauftragten unverzüglich zu melden. Die PANDOMUS GmbH wird Informationen und Hinweise von Mitarbeitern - soweit möglich – vertraulich behandeln. Kein Mitarbeiter, der eine Meldung in gutem Glauben tätigt, hat für sich nachteilige Konsequenzen aus der Meldung eines Verstoßes zu befürchten. Mitarbeiter, die sich selbst an Zuwiderhandlungen beteiligt haben, müssen allerdings mit rechtlichen und disziplinarischen Konsequenzen rechnen. Die Entscheidung von Mitarbeitern trotz eigener Beteiligung an einer Zuwiderhandlung Meldung zu erstatten, soll im Falle disziplinarischer Maßnahmen angemessen in die Entscheidung einfließen.